Personalabteilung und WMPE nutzen für jeden Prozess der Personalarbeit die passende Softwarelösung. SAP dient dabei als führendes System und Single Source of Truth. Sobald ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin neu an Bord ist, läuft die Betreuung und Entwicklung über Magellan, eine von der Firma GuideCom entwickelte, digitale Lösung für alle Aspekte eines ganzheitlichen Personalmanagements. WOLFF & MÜLLER ist Entwicklungspartner von GuideCom für Magellan. So werden zahlreiche Anforderungen der Unternehmensgruppe in den Innovationsprozess der Software integriert. Seit 2018 wurden in enger Abstimmung mit den operativen Baueinheiten immer mehr Magellan-Module und weitere Funktionalitäten eingeführt. Dabei hat jede Einführung mehrere Phasen durchlaufen – Planung, Umsetzung, Integration und Abschluss – inklusive Tests mit den späteren Anwendern aus den operativen Baueinheiten. Wie die Unternehmensgruppe von den einzelnen Modulen profitiert, zeigen die folgenden Beispiele: 

Feedback: Dieses Modul steuert den digitalen Workflow rund um Mitarbeiter- und Zielgespräche. Nicht nur das Gesprächsformular, sondern die Unterstützungsprozesse werden digitalisiert. Magellan erinnert beispielsweise alle Seiten – Führungskraft, Mitarbeitende und den Personalbereich – an fällige Gesprächstermine oder unvollständige Formulare. Das Modul unterstützt weiterhin bei der Dokumentation und Freigabe der Gespräche und der Entwicklungsmaßnahmen, etwa, wenn ein Mitarbeiter Seminare besuchen oder Feedback von Kollegen einholen soll. Oft bleibt im Alltag wenig Zeit, um zu verfolgen, wann geplante Maßnahmen anstehen oder was bereits erledigt ist. Jetzt behalten alle den Überblick.

Weiterbildung: Die Prozesse rund um die hauseigene WOLFF & MÜLLER Akademie – von der Anmeldung über Stornierung und Umbuchung bis zur Beurteilung der Lernformate, Lerninhalte und Veranstaltungen – sind weitgehend digitalisiert. Das Modul ist die zentrale Plattform, an dem Mitarbeitende die für sie zugeschnittenen aktuellen Seminaranmeldungen und -inhalte finden und ihre persönliche Lern- und Bildungshistorie abrufen können. Es bietet Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte. Zudem wurden in diesem Jahr die ersten Stellen- und Rollenprogramme eingeführt. Dabei helfen standardisierte Entwicklungsprogramme, die Mitarbeitenden entsprechend den Bedarfen ihrer Aufgaben einzuarbeiten, zu qualifizieren und zu fördern.

Sextant und Analytics: Hier hat jede(r) Mitarbeitende Zugriff auf seine Mitarbeiterkarte, eine Art Personalakte light, die Informationen aus den verschiedenen Modulen zentral zusammenfasst – zum Beispiel persönliche Daten, Weiterbildungshistorie und Feedbackgespräche. Für Führungskräfte gibt es zusätzlich ein sogenanntes HR-Cockpit mit relevanten Personal-Kennzahlen, etwa zur Zahl freier Planstellen oder zu den Weiterbildungsmaßnahmen des Teams. Das Tool bringt die Transparenz und Steuerung der täglichen Personalarbeit in den Einheiten einen großen Schritt voran. Standardisierte Kennzahlen mit einer einheitlichen Datenbasis sorgen dafür, dass unternehmensweit alle „die gleiche Sprache sprechen“ und auf die richtigen Personal-Kennzahlen achten.

Nachwuchskräfte: Das Modul unterstützt alle, die mit der Betreuung von Azubis, dual Studierenden und Trainees zu tun haben. Zu jeder Nachwuchskraft gibt es eine einheitlich aufgebaute Nachwuchskräftekarte, die alle Informationen auf einen Blick liefert. Weitere Vorteile sind die automatisierte Einsatzplanung und die Möglichkeit, Beurteilungs- und Feedbackgespräche digital führen und dokumentieren zu können. Auch die Nachwuchskräfte selbst können ihr Berichtsheft im System schreiben, ihre Lerninhalte nachverfolgen und Feedbacks zu den Einsatzorten geben.

Service: Zudem hat W&M ein Serviceportal eingeführt, bei dem viele kleinere Prozesse digitalisiert und standardisiert wurden. Beispiele hierfür sind die Änderung der Stammdaten oder Anträge auf Elternzeit oder Arbeitszeugnisse.

Stellen: Als nächstes will das Unternehmen ein Modul einführen, in dem alle wichtigen Informationen zu einer Stelle oder einer Rolle hinterlegt sind. Ob Bauleiter, Einkäuferin oder BIM-Koordinator – für jede Stelle und Rolle werden Ziele, Aufgaben, Kompetenzen und Entwicklungsoptionen beschrieben. Mit den Stellen- und Rollenprofilen hat die WMPE eine zentrale, personenunabhängige Datenbasis geschaffen, die auf die wechselnden Stellen und Rollen sowie Prozessveränderungen reagiert. Das sorgt außerdem dafür, dass sich die Organisation mehr auf die Prozesse konzentriert. Die Stellen werden mit der Prozesssoftware BIC verknüpft, damit jede Prozessveränderung auch direkt in den Stellenbeschreibungen abgebildet werden kann.

Für andere Unternehmen der Wertschöpfungskette Bau hat die WMPE aus ihren praktischen Erfahrungen heraus folgende Empfehlungen:

• Digitalisierung in der Baubranche ist nicht nur BIM – auch Unterstützungsbereiche müssen digitalisiert werden, um den Wertschöpfungsprozess effektiver unterstützen und in den Personalprozessen besser beraten zu können.
• Schaffen Sie keine Inseln, sondern eine HR-IT-Landschaft: Achten Sie darauf, dass alle Prozesse und digitalen Tools miteinander vernetzt sind. Das erfordert eine Standardisierung der Daten.
• Suchen Sie sich einen Partner für die Digitalisierung, der Ihre Sprache spricht und Sie befähigt, das System auf Ihre Anforderungen anzupassen. Für WOLFF & MÜLLER ist GuideCom dieser Partner.
• Digitalisierung braucht Ressourcen, allen voran Zeit, Kompetenzen und ein gutes Projektmanagement bei allen Beteiligten.

Die WOLFF & MÜLLER Personalentwicklung GmbH bietet ihre Services auch externen Kunden entlang der Wertschöpfungskette in der Bau- und Immobilienbranche an, insbesondere den Baupartnern von WOLFF & MÜLLER. Mehr Informationen zur WOLFF & MÜLLER Personalentwicklung GmbH finden Sie hier.